AStA-Protokolle

Der Allgemeinen Studierendenausschusses hat für sich folgende Vereinbarung ausgehandelt:

§ 1 Allgemeine Bestimmungen

1. Diese Vereinbarung regelt
   • die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen,
   • die Gestaltung der Einladung zur Sitzung,
   • den Ablauf von Sitzungen und das Verhalten während einer Sitzung,
   • die Aufgaben der Sitzungsleitung,
   • den Übergang zu Präsenzsitzungen, 
   • Stimmungsbilder
   • das Recht auf ein respektvolles Miteinander,
   • die Anforderungen an Sitzungsprotokolle sowie die Beschränkungen der Bearbeitung von Protokollen sowie
   • das Inkrafttreten dieser Richtlinie.
2. Diese Richtlinie gilt für ordentliche und außerordentliche Sitzungen i.S.d. §§ 3 und 4 der Geschäftsordnung des Allgemeinen Studierendenausschuss der Hochschule Fulda vom 07.04.2010.
3. Sitzungen finden unter Beachtung von § 3 Abs. 1 S. 1 der Geschäftsordnung des Allgemeinen Studierendenausschuss der Hochschule Fulda vom 07.04.2010 i.d.R. Mittwochs ab 17:30 Uhr statt. An Tagen, an denen neben der ordentlichen Sitzung des Allgemeinen Studierendenausschusses auch eine Sitzung des Studierendenparlamentes stattfindet, beginnt die Sitzung des Allgemeinen Studierendenausschusses ab 16:00 Uhr.
4. Diese Richtlinie gilt für alle Mitglieder des Allgemeinen Studierendenausschusses.

§ 2 Vor- und Nachbereitung von Sitzungen

1. Vorbereitung von Sitzungen
   • Sitzungsleitung und Protokollführer*in werden am Ende einer Sitzung für die nächste Sitzung bestimmt.
   • Ein Tagesordnungspunkt (TOP) kann bis zum Montag, bis 13 Uhr vor der Sitzung, bei der der TOP behandelt werden soll, eingereicht werden. Der TOP wird sodann in die Einladung zur Sitzung am darauffolgenden Mittwoch aufgenommen. § 4 Abs. 1 der Satzung zur Regelung von Online-Sitzungen für die studentischen Gremien der Hochschule Fulda vom 20.04.2020 gilt entsprechend.
   • Ein TOP kann bei Präsenz-Sitzungen bis Mittwoch 15 Uhr eingereicht werden. 
   • Einladungen werden unter Beachtung des § 3 Abs. 1 S. 3 der Geschäftsordnung des Allgemeinen Studierendenausschuss der Hochschule Fulda vom 07.04.2010 spätestens Montags bis 23:00 17:29 Uhr versendet.
   • Mitglieder des Allgemeinen Studierendenausschusses, die nicht an der Sitzung teilnehmen können, melden sich spätestens einen Tag vorher in dem E-Mail-Verlauf der Einladung ab.
   • Der Vorstand des Allgemeinen Studierendenausschusses fertigt eine sog. Protokollliste an, aus der ersichtlich wird, welche Person für das Führen des Protokolls zuständig ist. Diese Liste wird bei Veränderung der Mitgliederzusammensetzung des Allgemeinen Studierendenausschusses angepasst.
2. Nachbereitung von Sitzungen

• Mitglieder des Allgemeinen Studierendenausschusses, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten lesen zur darauffolgenden Sitzung das Protokoll und informieren sich bei Unklarheiten bei einem Mitglied des Allgemeinen Studierendenausschusses, welches an der Sitzung teilgenommen hat.

§ 3 Gestaltung der Einladung zu einer Sitzung

1. Einladungen müssen gem. § 3 Abs. 1 S. 2 der Geschäftsordnung des Allgemeinen Studierendenausschuss der Hochschule Fulda vom 07.04.2010 mind. Ort, Wochentag und Uhrzeit enthalten. Dabei sind während der COVID-19 Pandemie anstelle des Ortes die Zugangsdaten zu einem Videokonferenzsystem anzugeben.
2. Als Videokonferenzsystem wird Cisco Webex Meetings verwendet. Als digitaler Raum wird folgender verwendet: https://hs-fulda.webex.com/meet/vorstand
3. Daneben wird der Sitzungsablauf durch eine Gliederung der Sitzungspunkte gem. § 4 Abs. 1 bekannt gegeben.
4. Außerdem sind die Tagesordnungspunkte zu nennen.

§ 4 Ablauf einer Sitzung und das Verhalten während einer Sitzung

1. Die Mitglieder des Allgemeinen Studierendenausschusses treffen sich fünf Minuten vor der Sitzung und legen zunächst die Sitzungsleitung fest.
2. Die Sitzungsleitung kann bis zu fünf Minuten auf fehlende Mitglieder des Allgemeinen Studierendenausschusses warten und eröffnet nach ca. fünf Minuten nach dem angekündigten Sitzungsbeginn die Sitzung.
3. Die Sitzungspunkte sind: 
   • Begrüßung durch die Sitzungsleitung,
   • Gäst*innen wird der Ablauf erklärt.
   • Feststellung der Beschlussfähigkeit und Anlegen der Anwesenheitsliste der Mitglieder des Allgemeinen Studierendenausschusses,
   • Abfragen von Änderungswünschen zum letzten Protokoll,
   • Genehmigung des Protokolls der vorhergegangenen Sitzung,
   • Bericht des Vorstandes (1. Vorsitzende*r, 2. Vorsitzende*r, 1. Finanzreferent*in) und der Referent*innen des Allgemeinen Studierendenausschusses,
   • Berichte der Gäste sowie
   • Festlegung der endgültigen Tagesordnung.
4. Sind Gäste anwesend, so haben sich die Mitglieder des Allgemeinen Studierendenausschusses vorzustellen.
5. Berichte sind stichpunktartig zusammenzufassen.
6. Diskussionen, die zu Berichtspunkten anfallen dürfen nicht unter dem Sitzungspunkt Berichte diskutiert werden. Sie sind, wenn sie zu keinem TOP zugeordnet werden können unter dem letzten TOP Sonstiges zu behandeln.  
7. Während der Sitzung sollte nicht gegessen werden und die Handynutzung auf ein Minimum begrenzt sein. Getränke sind erlaubt.
8. Es ist gewünscht, dass bei Online-Sitzungen die Kameras eingeschaltet werden. 
9. Das Mikrofon bleibt ausgeschaltet, bis einem das Wort von der Sitzungsleitung zugeteilt wird.
10. Abstimmungen können von jedem gewählten Mitglied des AStAs beantragt werden.
11. Sollten Gäste Anwesend sein, so sollten die AStA-Mitglieder nach der Sitzung für mögliche Rückfragen der Gäste/innen zur Verfügung stehen.

§ 5 Sitzungsleitung

1. Die Sitzungsleitung
   • leitet die Sitzung,
   • sie öffnet die Sitzung gem. § 4 Abs. 2 und schließt die Sitzung sobald es keine Wortmeldungen zum letzten TOP gibt,
   • sie achtet darauf, dass gem. § 4 Abs. 6 Diskussionsbedarf nicht unter dem Sitzungspunkt behandelt werden,
   • sie geht zunächst die allgemeinen Sitzungspunkte gem. § 4 Abs. 1 durch und
   • öffnet und schließt sodann TOP für TOP.
2. Es können mehrere TOPs geöffnet sein. Ein TOP wird geschlossen, wenn es keine weiteren Wortmeldungen mehr zu einen TOP vorhanden sind und wenn kein Beschluss zu einem TOP aussteht.
3. Die Sitzungsleitung fertigt die Anwesenheitsliste gem. § 4 abs. 3 b wahrheitsgemäß an.
4. Die Sitzungsleitung teilt das Wort unter Beachtung von § 8 und der Reihenfolge der Wortmeldungen zu. 
5. Wortmeldungen können per visuelles Handzeichen, physisches Handzeichen bei eingeschalteter Kamera oder durch Ankündigung einer Wortmeldung im Chat vorgenommen werden. Bei Bedarf kann eine Redeliste im Chat geführt werden. Eine Redeliste ist besonders dann sinnvoll, wenn es viele Wortmeldungen gibt.
6. Die Sitzungsleitung achtet darauf, dass während der Sitzung keine bilateralen Diskussionen stattfinden, wenn diese nicht für alle Mitglieder des Allgemeinen Studierendenausschusses relevant sind. 

1. Es gilt die Corona-Kontakt- und Betriebsbeschränkungsverordnung vom 26. November 2020 zu beachten.
2. Der Vorstand des Allgemeinen Studierendenausschusses prüft die rechtlichen Gegebenheiten und gibt mit Einladung bekannt ob und unter welchen Umständen eine Präsenzsitzung stattfindet. 
3. Mitglieder des Allgemeinen Studierendenausschusses die Krankheitszeichen haben, die auf eine COVID-19-Erkrankung hindeuten könnten, dürfen die Räumlichkeiten des Allgemeinen Studierendenausschusses nicht betreten. Dies gilt auch, wenn sie zu einer Person Kontakt hatten, bei der eine Infektion mit SARS-CoV-2 nachgewiesen wurde.
4. In jedem Fall ist für die physische Teilnahme an einer Präsenzsitzung ein Negativnachweis i.S.d. § 1b Abs. 1 dem Vorstand vorzulegen. Solche Negativnachweise sind:
   • Impfnachweis i.S.d. § 2 Nr. 3 der COVID-19-Schutzmaßnahmen-Ausnahmenverordnung
   • Genesenennachweis i.S.d. § 2 Nr. 5 der COVID-19-Schutzmaßnahmen-Ausnahmenverordnung oder
   • Testnachweis i.S.d. § 2 Nr. 7 der COVID-19-Schutzmaßnahmen-Ausnahmenverordnung, der die aus der Anlage zu § 1b Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 ersichtlichen Daten enthält. Ein Testnachweis eines offiziellen Bürger-Testzentrums erfüllt diese Anforderung.
5. In den Räumlichkeiten des Allgemeinen Studierendenausschusses gilt Abstand halten, Hygiene beachten und FFP2-Masken tragen. Es muss für eine ausreichende Belüftung gesorgt werden. Außerdem sind die Hände bei Betreten der Räumlichkeiten zu desinfizieren.
6. Personen, die nicht an Präsenzsitzung teilnehmen möchten und Personen, auf die § 6 Abs. 3 Anwendung findet, können per Videokonferenzsystem zugeschaltet werden.
7. Gäste sind vorerst vorwiegend nur über ein Videokonferenzsystem zuzuschalten. Sie können an Präsenzsitzungen teilnehmen, sofern der Vorstand des Allgemeinen Studierendenausschusses die gesetzliche Regelungen geprüft hat, die Zustimmung der Mitglieder des Allgemeinen Studierendenausschusses eingeholt hat und dem Gast sodann eine entsprechende Erlaubnis erteilt hat.

§ 7 Stimmungsbild

1. Stimmungsbilder für die Aufstellung von Interessent*innen für ein Referat im Allgemeinen Studierendenausschuss zur Wahl durch das Studierendenparlament werden nach der Sitzung eingeholt. Deren Ergebnis wird ebenfalls nach der Sitzung gegenüber den Mitgliedern des Allgemeinen Studierendenausschusses und den jeweiligen Interessent*innen bekannt  gegeben. Die absolute Mehrheit entscheidet über das Stimmungsbild. Das Stimmungsbild fällt bei einer Abgabe von mehr als 50% an Ja-Stimmen positiv aus. 

2. Stimmungsbilder die nicht die Wahl eines Referates betreffen werden, werden in der Sitzung eingeholt. Gaste*innen sind Wahlberechtigt. Eine einfache Mehrheit entscheidet über das Stimmungsbild. 

§ 8 Respektvolles Miteinander

1. Wir lassen uns gegenseitig ausreden.
2. Diskriminierendes Verhalten ist verboten.

§ 9 Sitzungsprotokolle und deren Bearbeitung

1. Es gilt § 7 er Geschäftsordnung des Allgemeinen Studierendenausschuss der Hochschule Fulda vom 07.04.2010 entsprechend.
2. Das Protokoll wird als Ergebnisprotokoll verfasst.
3. Eine Bearbeitung ist nach der Sitzung nur durch die Verfasserin bzw. durch den Verfasser des Protokolls zulässig. Haben Mitglieder des Allgemeinen Studierendenausschusses Änderungswünsche, so werden diese bei der Verlesung des Protokolls vorgetragen. Die Person, die das Protokoll verliest, übernimmt die Änderungswünsche, sofern keine andere Person der Änderung widerspricht. Korrekturen die die Grammatik und Rechtschreibung eines Protokolls betreffen können insoweit von jedem vorgenommen werde, sofern sie nicht den Inhalt verändern.
4. Personennamen - außer die der AStA-Mitglieder - sind durch Position/Funktion oder Titel zu ersetzen. 

5. Die Protokolle sind mit dem angepassten Dateinamen AStA-Protokoll_yyyy-mm-dd auf XWiki abzulegen.